Bericht des Digitalkomitees der OA-Region 9

Die Versammlung beginnt am Mittwoch, den 30. September, um 8:00 Uhr. Um ausgeruht anzureisen, empfehlen wir den Mitgliedern, bereits am Dienstag, den 29. September, am späten Nachmittag oder frühen Abend zu erscheinen. Die Versammlung endet am Freitag, den 2. Oktober 2026, gegen 16:00 Uhr. Der Kongress beginnt dann am Freitag, den 2. Oktober 2026, am frühen Abend und endet spätestens am Sonntag, den 4. Oktober 2026, um 14:00 Uhr.

Namen, Akronyme und Kurzformen wurden entfernt oder bearbeitet, um die Übereinstimmung mit den OA-Richtlinien zu gewährleisten.

Einführung

Seit der letzten Versammlung der Region 9 hat der Digitalausschuss die Website, die Kommunikation, die digitalen Systeme der Region und die Vorbereitungen für die bevorstehende Versammlung weiterhin unterstützt.

Der Ausschuss arbeitet nun nach einem stärker kooperativen und delegierten Modell. Als kommissarischer Digitalbeauftragter trage ich die Gesamtverantwortung, bin dem Vorstand der Region 9 gegenüber rechenschaftspflichtig und trage dazu bei, dass die Arbeit des Ausschusses die Prioritäten der Region widerspiegelt. Die praktische Arbeit wird jedoch größtenteils von den Mitgliedern des Digitalausschusses geleistet.

Insbesondere hat der stellvertretende Vorsitzende eine führende Rolle bei der Bewältigung des Tagesgeschäfts des Ausschusses übernommen, Aktivitäten koordiniert und Projekte vorangetrieben. Dies hat uns geholfen, uns von der Abhängigkeit von einer einzelnen Person für die gesamte digitale Arbeit zu lösen und eine nachhaltigere und widerstandsfähigere Arbeitsweise zu schaffen.

Ausschussstruktur und -entwicklung

Der Ausschuss hat seine internen Arbeitsabläufe weiter gestärkt.

Dies beinhaltet:

• Mehr Verantwortung an die Ausschussmitglieder delegieren.
• Unterstützung des stellvertretenden Vorsitzenden bei der Führung der laufenden Geschäfte des Ausschusses.
• Dem stellvertretenden Vorsitzenden Schulungen und praktische Erfahrungen im Hinblick auf die Aufgaben des Digitalbeauftragten zu vermitteln.
• Verbesserung der Kontinuität und Verringerung des Risikos, das damit verbunden ist, dass digitales Wissen nur von einer Person gehalten wird.
• Aufrechterhaltung der Kommunikation zwischen dem Digitalkomitee, dem Vorstand der Region 9 und anderen regionalen Komitees.

Als kommissarischer Digitalbeauftragter übernehme ich weiterhin die strategische Aufsicht, kümmere mich um Angelegenheiten, die eine Eskalation oder die Einbeziehung des Vorstands erfordern, und stelle sicher, dass die digitale Arbeit der Region koordiniert bleibt.

Website der Region 9

Das Komitee hat die Website der Region 9 weiterhin gepflegt und weiterentwickelt.

Abgeschlossene oder laufende Arbeiten umfassen:

• Veröffentlichung von Neuigkeiten, Ankündigungen und Aktualisierungen des Vorstands und der Ausschüsse der Region 9.
• Erstellung und Aktualisierung von Seiten für Aktivitäten, Veranstaltungen, Richtlinien und Serviceangebote der Region.
• Überprüfung der Informationen, um sicherzustellen, dass die Inhalte der Website korrekt und aktuell bleiben.
• Verbesserung der Organisation und Präsentation von Informationen, damit Mitglieder Ressourcen leichter finden können.
• Unterstützung anderer Komitees bei der Veröffentlichung ihrer Informationen und Materialien.
• Erstellung von Nachrichtenseiten, die auch über die E-Mail-Kommunikation der Region geteilt werden können.
• Entfernen oder Aktualisieren veralteter Informationen, sofern diese identifiziert wurden.
• Vorbereitung auf das erhöhte Arbeitsvolumen für die Website im Zusammenhang mit der nächsten Versammlung.

Der kommissarische Digitalbeauftragte und der stellvertretende Vorsitzende bereiten die Erprobung der nächsten Version des Website-Themes von OA Hope vor. Das Theme soll zunächst auf einer Testumgebung der Website geprüft werden, bevor Änderungen an der Live-Version vorgenommen werden. So kann das Komitee Kompatibilitäts-, Barrierefreiheits- oder Layoutprobleme identifizieren, bevor über die Einführung der neuen Version entschieden wird.

Mobile App für Region 9

Ein wichtiges Projekt in diesem Zeitraum war die Entwicklung einer mobilen App für die Region 9.

Es wurde eine Android-Basisversion der App erstellt, und das Komitee hat die Tests und die Anforderungen von Google Play durchgearbeitet.

Die Arbeiten an der App umfassten Folgendes:

• Entwicklung der ersten Android-Version.
• Erstellung und Aktualisierung des App-Symbols und des Startbildschirms.
• Vorbereitung des App-Titels, der Beschreibungen und der Store-Informationen.
• Erstellung von Screenshots und anderen Materialien, die für den Google Play-Eintrag benötigt werden.
• Rekrutierung von Mitgliedern zur Teilnahme an geschlossenen Tests.
• Erstellung strukturierter Fragen zur Einholung von Feedback von den Testern.
• Wir sammeln Feedback zum Erscheinungsbild, zur Benutzerfreundlichkeit und zum Nutzen der App.
• Änderungen wurden auf Basis des Feedbacks der Tester vorgenommen, darunter Verbesserungen am Logo und am Startbildschirm.
• Bearbeitung der technischen Anforderungen von Google Play, einschließlich App-Bundles, Signaturvereinbarungen und Ziel-Android-API-Anforderungen.
• Die erforderlichen Informationen aufbereiten, um nachzuweisen, dass die App produktionsreif ist.
• Überprüfung, wie Nachrichten, Website-Inhalte, Benachrichtigungen und regionale Ressourcen in der App angezeigt werden.

Die Arbeiten zur breiteren Veröffentlichung der Android-Version werden fortgesetzt.

Die Vorbereitungsarbeiten für eine iOS-Version haben ebenfalls begonnen. Dazu gehören die Überprüfung der Prozesse von Apple Developer und App Store Connect, TestFlight-Tests, Zertifikate, App-Informationen und die Anforderungen für die Veröffentlichung im Apple App Store.

Das langfristige Ziel ist es, den Mitgliedern einen einfacheren mobilen Zugriff auf Neuigkeiten aus der Region 9, Informationen der Versammlung, Veranstaltungen und Ressourcen zur Wiederherstellung zu ermöglichen.

Digitale Kommunikation

Der Ausschuss hat die Kommunikation in Region 9 weiterhin unterstützt.

Dies beinhaltet:

• Vorbereitung von Website-Newsbeiträgen zur Veröffentlichung über Moosend.
• Unterstützung bei der Veröffentlichung von Regionsmitteilungen.
• Unterstützung anderer Ausschüsse bei der Veröffentlichung oder Verbreitung von Informationen.
• Die Ausschüsse werden ermutigt, Informationen frühzeitig einzureichen, insbesondere im Hinblick auf die bevorstehende Versammlungsvorbereitung.
• Überprüfung der Verteilerlisten und der regionalen E-Mail-Einstellungen.
• Dazu beizutragen, dass die Kommunikation die Mitglieder zu genauen und aktuellen Informationen auf der Website der Region führt.

Der Ausschuss arbeitet an einem stärker vernetzten Ansatz, bei dem Website-Aktualisierungen, E-Mail-Kommunikation und Benachrichtigungen der mobilen App einander unterstützen.

Online-Formulare

Der Ausschuss hat die Entwicklung und Überprüfung der Online-Formulare der Region 9 unterstützt.

Dies umfasst Arbeiten im Zusammenhang mit:

• Anträge auf Fördermittel.
• Erstattungsanträge.
• Versammlungsregistrierung.
• Bewerbungen und Interessensbekundungen.
• Feedback- und Testformulare.
• Ausschuss- und Dienstanträge.

Der Ausschuss prüft außerdem Formulare, Links und Bestätigungsprozesse, um das Risiko zu verringern, dass Mitglieder Informationen nicht ausfüllen oder übermitteln können.

E-Mail-Konten, Zugriff und digitale Verwaltung

Der Ausschuss hat die Überprüfung der umfassenderen digitalen Verwaltung der Region fortgesetzt.

Zu meinen Aufgaben gehörten:

• Überprüfung der E-Mail-Konten und Verteilerlisten der Region.
• Überprüfung, ob der Zugriff den entsprechenden vertrauenswürdigen Mitarbeitern gewährt wird.
• Überprüfung der Berechtigungen im Zusammenhang mit Websites, Formularen und digitalen Diensten.
• Überprüfung von Google Cloud, Firebase und zugehörigen technischen Einstellungen im Zusammenhang mit digitalen Projekten der Region.
• Bei der Einführung neuer Systeme müssen Sicherheit, Kontinuität und angemessene Zugriffsrechte berücksichtigt werden.

Ziel dieser Maßnahme ist es, sicherzustellen, dass die digitalen Dienste der Region 9 nicht vollständig von einer einzelnen Person abhängen und dass der Zugriff bei einem Wechsel der vertrauenswürdigen Mitarbeiter sicher übertragen werden kann.

Regionales Branding

Der Ausschuss hat Arbeiten im Zusammenhang mit der digitalen Identität und dem Branding der Region 9 durchgeführt.

Dies beinhaltet:

• Prüfung möglicher Regionsslogans und Branding-Ideen.
• Entwicklung und Überprüfung von Logokonzepten.
• Geeignete Branding-Elemente für die Region 9-App vorbereiten.
• Aktualisierung des App-Logos und des Startbildschirms basierend auf dem Feedback.
• Sicherstellen, dass die Verwendung des OA-Brandings angemessen und einheitlich ist.
• Überlegung, wie das Branding auf der Website, in der App und in der digitalen Kommunikation dargestellt werden soll.

Weiterführende Diskussionen über das Regionsbranding dauern an.

Montagevorbereitung und -unterstützung

Die Unterstützung der Regionalversammlung 9 ist einer der größten Verantwortungsbereiche des Digitalkomitees.

Der Ausschuss bereitet Folgendes vor:

• Erstellen und aktualisieren Sie den Bereich „Versammlung“ der Website.
• Registrierungsinformationen veröffentlichen.
• Veröffentlichen Sie Anträge, Berichte, Eingaben und zugehörige Dokumente.
• Dokumente sollten so organisiert werden, dass Mitglieder sie leicht finden können.
• Überprüfen Sie Links, Seitenlayouts und Formulare.
• Änderungen oder korrigierte Dokumente werden nach Genehmigung veröffentlicht.
• Unterstützen Sie die Verbreitung von Informationen der Assembly über Moosend.
• Archivmaterialien nach der Veranstaltung sachgemäß archivieren.
• Unterstützung bei sonstigen digitalen Anforderungen, die vor und während der Versammlung anfallen.

Die Vorbereitung einer Versammlung kann mehr als 60 Berichte, Anträge, Hintergrundpapiere und weitere Dokumente umfassen. Der Ausschuss bittet daher alle Funktionsträger, Ausschüsse und Antragsteller, die Unterlagen so früh wie möglich einzureichen.

Übersetzung und Barrierefreiheit

Der Ausschuss berücksichtigt die Barrierefreiheit weiterhin als Teil seiner Arbeit.

Das beinhaltet:

• Website-Informationen übersichtlich organisieren.
• Unter Berücksichtigung der Erfahrungen von Mitgliedern mit mobilen Geräten.
• Überprüfung der Lesbarkeit und Seitenstruktur.
• Unterstützung des Zugangs zu Dokumenten der Nationalversammlung.
• Unter Berücksichtigung der Bedürfnisse von Mitgliedern, die übersetzte Informationen nutzen.
• Zusammenarbeit mit dem Übersetzungsausschuss bei der Nutzung und Verbesserung der Live-Übersetzungstechnologie.
• Testen neuer Website- und App-Entwicklungen vor der breiteren Veröffentlichung.

Der Ausschuss erkennt an, dass Region 9 viele Länder, Sprachen und unterschiedliche Zugangsniveaus zu Technologie umfasst. Digitale Systeme müssen daher klar, praktisch und in unterschiedlichsten Situationen nutzbar sein.

Workshop zu digitalen Ressourcen und Datenwiederherstellung

Der Ausschuss hat außerdem Material darüber entwickelt, wie digitale Ressourcen die Erholung unterstützen können.

Es wurde ein einstündiges Workshop-Paket vorbereitet, das Folgendes umfasst:

• Wie digitale Ressourcen den Zugang zur Genesung verbessern können.
• Technologie nutzen, um zwischen Meetings in Verbindung zu bleiben.
• Digitale Werkzeuge zur Unterstützung regelmäßiger Genesungsprozesse.
• Online-Anonymität und Datenschutz.
• Die Fähigkeit zu erkennen, wann Technologie ablenkend oder nicht hilfreich wird.
• Nutzung digitaler Systeme zur Übermittlung der Botschaft über den Service.

Das Paket umfasst Präsentationsfolien, ein allgemeines Teilnehmerhandbuch und ein Handout zum Thema „Mein digitaler Wiederherstellungsplan“. Dieses Material steht nach der Veranstaltung zur Verfügung.

Prioritäten für die nächste Periode

Die unmittelbaren Prioritäten des Ausschusses sind:

1. Abschluss des Android-App-Tests und des Produktionsfreigabeprozesses.
2. Fortschritte bei der Entwicklung und dem Testen der iOS-App.
3. Vorbereitung der Website und der digitalen Systeme für die bevorstehende Versammlung.
4. Empfang, Organisation und Veröffentlichung von Berichten, Anträgen und Begleitmaterialien der Versammlung.
5. Testen des aktualisierten OA Hope Website-Themes vor der Live-Implementierung.
6. Wir arbeiten kontinuierlich an der Verbesserung der Website-Organisation, der Zugänglichkeit und der mobilen Darstellung.
7. Überprüfung von E-Mail-Konten, Berechtigungen und Übergabevereinbarungen.
8. Fortsetzung der Zusammenarbeit mit dem Übersetzungsausschuss zum Thema Live-Übersetzungstechnologie.
9. Entwicklung der regionalen Nutzung koordinierter Website-, E-Mail- und App-Kommunikation.
10. Die Schulung und Unterstützung der Ausschussmitglieder wird fortgesetzt, damit die Verantwortlichkeiten geteilt werden können.

Vielen Dank

Ich möchte dem stellvertretenden Vorsitzenden dafür danken, dass er einen Großteil der laufenden Arbeit des Ausschusses geleitet und in diesem Zeitraum erhebliche Verantwortung übernommen hat.

Ich möchte mich außerdem bei allen Mitgliedern des Digitalkomitees bedanken. Die in diesem Bericht beschriebenen Fortschritte sind das Ergebnis ihres Zeitaufwands, ihrer Fähigkeiten, ihrer Ideen, ihrer Tests und ihres praktischen Engagements.

Sharlotte G
Interims-Digitalbeauftragter – Im Namen des Digitalkomitees der OA-Region 9