Region 9-Richtlinie Anhang A – Overeaters Anonymous Region 9

Richtlinien und Verfahren für OA-Region 9 – Anhang A

ANHANG A

OVEREATERS ANONYME REGION 9

Verfahren und Vorschläge für die Versammlung und den Kongress der Gastgeberregion 9 – (Letzte Aktualisierung Januar 2019)

Dieses Dokument wurde von Mitgliedern der Region 9 erstellt, die bei der Organisation früherer Versammlungen und Kongresse der Region 9 mitgewirkt haben. Obwohl es nicht dazu gedacht ist, alle Eventualitäten abzudecken, hoffen wir, dass es für Servicegremien, die die Übernahme dieses Dienstes in Betracht ziehen, hilfreich ist, damit sie wissen, was sie erwartet, und dass es für diejenigen, die sich gerade organisieren, ein nützlicher Ausgangspunkt für Ihre Ausschussdiskussionen ist . Dieses Dokument konzentriert sich hauptsächlich auf die Versammlung und lässt den Konventionsteil für die Gestaltung durch Ihr Dienstgremium offener.

INHALTSVERZEICHNIS

Abschnitt	Seite
Satzung……………………………………………….	2
Zeitplan……………………………………………	2
Versammlungsrichtlinien und Verantwortlichkeiten für den Vorstand der Region 9……………………………………..	3
Finanzen………………………………………………	3
Unterausschuss……………………………………..	3
Veranstaltungsort- und Raumanforderungen…………………	4
Essen …………………………………………………	4
Thema……………………………………………….
Flyer………………………………………………..	5
Anmeldung…………………………………………	5
Lautsprecher……………………………………………	5
Abstimmung und Zeiterfassung………………………….	5
Besucher……………………………………………….	6
Konvention………………………………………….	6
Strategischer Plan………………………………………	6
Nachher…………………………………………..	6
Checkliste…………………………………………….	7

BYLAWS

Auszug aus Artikel V der Satzung (im Anschluss an die Versammlung 2010)

Abschnitt 1

Region 9 hält eine Versammlung pro Jahr ab.

Ein Region-9-Kongress kann auch in Verbindung mit der Region-9-Versammlung abgehalten werden, wenn die gastgebende Intergroup oder das National/Language Service Board dazu in der Lage ist.

Abschnitt 2

Die Benachrichtigung über diese Versammlung erfolgt per Post oder E-Mail an alle Mitgliedsgruppen, Intergruppen,

nicht angeschlossene Gruppen und National Service Boards mindestens sechs Monate vor dem Datum der Versammlung. Die Benachrichtigung umfasst eine Einladung des Organisationskomitees zur Versammlung, das Registrierungsformular zur Entsendung eines Delegierten, einen leeren neuen Geschäftsantrag und einen Satzungsänderungsantrag.

Auch wenn in der Satzung festgelegt ist, dass die Benachrichtigung sechs Monate vor der Versammlung erfolgen muss, muss im Vorfeld eine beträchtliche Organisationsarbeit geleistet werden. Daher ist es für die Region am besten, die Gemeinschaft so früh wie möglich über die Versammlungsmodalitäten zu informieren, um die Reisevorbereitungen zu erleichtern und halten Sie die Kosten auf ein Minimum, um so die Teilnahme zu fördern. Im Folgenden finden Sie einige Vorschläge: –

ZEITPLAN

2 JAHRE IM VORAUS

Dienstgremien müssen darüber nachdenken, ob sie die Versammlung der Region 9 einige Jahre vor der Versammlung, die sie möglicherweise ausrichten, ausrichten können. Das Dienstgremium muss prüfen, ob es genügend willige Mitglieder hat, um das Notwendige zu organisieren.
Etwa zwei Jahre vor der Versammlung muss das Servicegremium am Veranstaltungsort Nachforschungen über verfügbare Zeiten/Kosten/Einrichtungen/Reisemodalitäten anstellen. Der Veranstaltungsort muss den Versammlungsraum, die Ausschussräume und die Unterbringung der Vertreter beherbergen. Es muss nicht üppig sein. Es muss jedoch den Ernährungsplänen der OA-Mitglieder gerecht werden, sauber und funktionell sein und mit öffentlichen Verkehrsmitteln einigermaßen leicht zu erreichen sein.
Das Servicegremium wird diese Informationen der Versammlung der Region 9 zwei Jahre vor der Versammlung, die sie ausrichten möchte, zur Prüfung vorlegen.
Die Versammlung prüft die Eignung von Datum und Veranstaltungsort sowie die Ausschussvereinbarungen zusammen mit Vorschlägen zur Ausrichtung der Versammlung, die von anderen Dienstgremien eingehen. Die Versammlung wird in dieser Phase alle eingegangenen Vorschläge diskutieren und darüber abstimmen.
Ort und Datum der Versammlung der Region 9 werden spätestens auf der Versammlung vor der Versammlung festgelegt, die das Dienstgremium ausrichten möchte.
Bei erfolgreicher Wahl als Gastgeber der Region 9-Versammlung muss das Komitee den Veranstaltungsort so schnell wie möglich buchen, sobald der Termin bestätigt ist.

EIN JAHR VORHER

Bestätigen Sie das Kongressthema mit dem Vorstand der Region 9
Der Ausschuss des gastgebenden Dienstgremiums sollte damit beginnen, die verschiedenen Einzelheiten der Versammlung und des Konvents festzulegen. Für den Kongress müssen sie Workshops oder Meetings im Einklang mit dem vereinbarten Thema planen, Besprechungsräume, Redner oder Moderatoren, möglicherweise Übersetzer, organisieren und auch Pakete mit allen erforderlichen Materialien und den Zeitplan für das Wochenende berücksichtigen.

NEUN MONATE VORHER

Beginnen Sie mit der Vorbereitung des Flyers, der Einladungs- und Registrierungsformulare und stellen Sie sicher, dass diese mindestens 9 Monate vor der Versammlung an den Vorstand der Region 6 gesendet werden.

SECHS MONATE VORHER

Arbeiten Sie in den nächsten Monaten an den Feinheiten der Versammlung und des Kongresses (z. B. Anordnung und Ausstattung der Sitzungsräume, erforderliche Materialien wie Stimmzettel, Namenskarten, Registrierungsausweise, Handouts für Workshops und Redner usw.). Empfangen und erfassen Sie außerdem Anmeldungen und Bankgebühren, legen Sie einen genauen Zeitplan fest und nehmen Sie Kontakt mit dem Veranstaltungsort auf.

SECHS WOCHEN VORHER

Kontaktieren Sie den Sekretär der Region 9 bezüglich der Teilnehmerzahl.

VERSAMMLUNGSRICHTLINIEN UND VERANTWORTLICHKEITEN DES VORSTANDS DER REGION 9

Der Vorstand der Region 9 ist für die Organisation und Zusammenstellung der Materialien verantwortlich, die die Vertreter für die Versammlung selbst benötigen. Das gastgebende Dienstgremium muss sich nicht in die Einzelheiten der Versammlung einmischen. Der Vorsitzende und einige der Workshop-Organisatoren benötigen jedoch häufig verschiedene „Handouts“ und Zeitpläne.
An der Versammlung nehmen in der Regel 20 bis 30 Personen teil, und das Mitführen von 20 bis 30 Exemplaren jedes Blattes Papier ist oft aufgrund von Gewichtsbeschränkungen für Flugzeuge usw. nicht möglich. Bitte setzen Sie sich vor der Versammlung mit dem Vorsitzenden in Verbindung, um festzustellen, ob dies der Fall ist Der Gastgeberausschuss muss sämtliche Materialien für den Vorstand ausdrucken.
Sobald der Veranstaltungsort organisiert ist, buchen die Vorstandsmitglieder der Region 9 und die Vertreter der OA Region 9 ihre eigene Unterkunft direkt beim Veranstaltungsort und vereinbaren, mit wem sie ein Zimmer teilen. Um Kosten zu sparen, teilen sich die Mitglieder üblicherweise nach Möglichkeit ein Zimmer.
Das Hosting-Service-Gremium entscheidet über das Thema des Kongresses (in Absprache mit dem Region 9-Vorstand).

FINANZEN

Region 9 übernimmt die Kosten für die Teilnahme des Region 9-Vorstands (Vorsitzender, Sekretär, Schatzmeister und Generalbevollmächtigter), einschließlich Reisekosten, Unterkunft und Verpflegung für die Versammlung und den Kongress (Mittwoch – Sonntag).

Die Anmeldegebühr für die Versammlung wird vom Schatzmeister der Region 9 eingezogen und geht an die Region 9. Diese wird für die verschiedenen Ausgaben verwendet, die der Region im Rahmen ihrer Arbeit entstehen, und wird in ihre Einnahmen einbezogen, die im Budget der Region abgedeckt sind.
Die Hosting-Dienststelle erhebt die Registrierungsgebühren für die Convention. Damit sollten alle der Versammlung und dem Konvent entstehenden Kosten abgedeckt werden. Der gesamte Überschuss, nach Abzug der Kosten, geht an Region 9. Alle auf dem Kongress und aus der Mittelbeschaffung durch die gastgebende Dienststelle gesammelten Gelder von Tradition 7 werden von dieser einbehalten.
Um die Kosten für das Gepäckgewicht niedrig zu halten, werden die Dokumente häufig von den Gastgebern ausgedruckt. Wenn möglich, sollte jede Dokumentenkategorie auf Papier in einer anderen Farbe gedruckt werden, damit die Delegierten die Dokumente leichter identifizieren können.

UNTERAUSSCHUSS

Da die Gastgeber als Komitee zusammenarbeiten und Teil der Gemeinschaft sind, sollten die Traditionen befolgt werden und alle Entscheidungen, soweit möglich, nach dem Gewissen der Gruppe und einstimmiger Zustimmung getroffen werden. Von den Mitgliedern wird erwartet, dass sie eng miteinander zusammenarbeiten und sich mit dem Rest des Ausschusses beraten, wenn sie Entscheidungen treffen, die sich auf die Versammlung und/oder OA als Ganzes auswirken.
Ein Unterausschuss zur Organisation einer solchen Veranstaltung besteht idealerweise aus 4-6 OA-Mitgliedern (weniger Leute bedeuten viel Arbeit für nur wenige Leute, wenn zu viele beteiligt sind, wird es unhandlich).
Es ist sinnvoll, einen Vorsitzenden für den Ausschuss zu haben, der den Zeitplan überwacht und mit dem Vorstand der Region 9 in Verbindung steht, sowie einen Sekretär, der alle Telefongespräche/Sitzungen/Entscheidungen notiert.
Weitere zu berücksichtigende Komiteerollen sind Schatzmeister, Registrierungen, Kongressorganisatoren und Verbindung zum Veranstaltungsort.
Wenn der Ausschuss per E-Mail korrespondiert, ist es hilfreich, sich auf einen Betreff pro E-Mail zu beschränken und sicherzustellen, dass der Betreff klar ist.

ANFORDERUNGEN AN DEN VERANSTALTUNGSORT

Was den Raum für die Versammlungssitzung und etwaige Nebenräume für die Ausschusssitzungen betrifft, ist es normal, dass die gastgebende Dienststelle versucht, mit dem Hotel/Veranstaltungsort zu vereinbaren, dass diese Räume im Rahmen der Organisation des Wochenendes frei sind.
Dies muss sorgfältig geprüft werden, da im Haushalt der Region 9 keine Mittel zur Deckung dieses Aspekts vorhanden sind. Wir buchen das Hotel im Herbst, teilweise um der Tatsache Rechnung zu tragen, dass es günstiger ist als im Sommer. Hotels akzeptieren oft, dass es ausreicht, wenn eine Gruppe ihr volles Zimmerkontingent in Anspruch nimmt, um ihr anschließend die Nutzung der erforderlichen Tagungsräume für die Abhaltung der Versammlung zu gewähren.
Legen Sie die Anzahl der beim Region 9-Sekretär registrierten Vertreter etwa 6 Wochen vor der Versammlung fest. Bleiben Sie nach diesem Datum mit dem Sekretär in Kontakt, um verspätete Anmeldungen zu erhalten (zuletzt waren es bis zu 25 Teilnehmer der Versammlung plus Besucher).
Organisieren Sie den Sitzungsraum der Versammlung so, dass für jeden Vertreter ein Besprechungstisch und ein Stuhl zur Verfügung stehen, die in einem Rechteck angeordnet sind, sodass der Vorsitzende, der Parlamentarier, der Sekretär, der Schatzmeister und der Generalbevollmächtigte oben in diesem Rechteck Platz nehmen können. Wenden Sie sich daher für Abstimmungs- und Anerkennungszwecke an die Vertreter.
Möglicherweise nutzen mehrere Personen Laptops und benötigen Zugang zu Steckdosen (aber bitte akzeptieren Sie keine zusätzlichen Zimmerkosten, ohne dies vorher mit dem Vorstand der Region 9 zu besprechen).
Jeder Vertreter muss eine Karte vor sich haben, auf der sein Name und die Dienststelle, die er vertritt, vermerkt sind. Dies muss vor ihnen sichtbar sein, während sie sitzen. (Es ist keine Pflicht, aber in der Vergangenheit war auf diesen Karten manchmal auch die Nationalflagge des Vertreters abgebildet.)
Die Vertreter benötigen außerdem ein Namensschild, das sie bei allen Sitzungen tragen müssen, um erkannt zu werden. Normalerweise hängt es an einer Schnur, sodass es um den Hals gehängt werden kann, oder an einer Klammer, damit es an der Kleidung des Vertreters befestigt werden kann.
Das gastgebende Dienstgremium bereitet diese gleichzeitig mit den Karten für ihre Plätze im Sitzungssaal der Versammlung vor.
Der Vorsitzende benötigt normalerweise ein Flipchart, einen Flipchart-Block und Stifte, die er bei der Versammlung verwenden kann. Dies muss von der Hosting-Dienststelle organisiert werden.
Je nach Raum können ein oder zwei Mikrofone erforderlich sein.
Gelegentlich benötigt der Vorsitzende/Sekretär/Schatzmeister/Generaloffizier möglicherweise einen Overheadprojektor. Auch hier gibt es in den Finanzen der Region 9 kein Budget für diese Posten. Wenn also eine Gebühr anfällt, sollte dies dem Vorstand der Region 9 im Voraus mitgeteilt werden, damit eine Entscheidung darüber getroffen werden kann, ob diese Dienste in Anspruch genommen werden sollen. Oft versuchen Hotels, ihre Einnahmen zu steigern bzw. ihre Ausgaben auszugleichen, indem sie für diese Art von Dienstleistungen Gebühren erheben. Region 9 versucht dies nach Möglichkeit zu vermeiden und höchstens ein Minimum zu zahlen.
Ausschusssitzungen finden normalerweise in einem anderen Raum als dem Hauptversammlungsraum statt. Idealerweise sollten mehrere kleinere Räume vorhanden sein, damit jeder Ausschuss separat arbeiten kann, es muss jedoch genügend Platz für ein komfortables Arbeiten vorhanden sein.
Der Vorstand der Region 9 hält am Ende der Versammlung eine Sitzung ab und benötigt außerdem einen geeigneten Raum für bis zu 6 Personen.

ESSEN

Machen Sie sich von Anfang an klar über unsere spezifischen Bedürfnisse (z. B. Personen, die ihr eigenes Essen mitbringen, Ernährungsbedürfnisse, Mahlzeiten in Buffetform, Lebensmittelkennzeichnung usw.) und fragen Sie das Hotel, wie es diese Wünsche erfüllen möchte.
Besprechen Sie diese Anforderungen zuerst mit dem Ausschuss und dann mit dem Hotel (normalerweise zuckerfrei, die meisten Saucen werden separat serviert und einige weizenfreie, milchfreie, glutenfreie und vegetarische Optionen).
Am besten ist es, wenn alle Mahlzeiten in Buffetform serviert werden. Hilfreich ist es, wenn die Gerichte auf dem Buffet gekennzeichnet sind (z. B. „Chicken Stir Fry, zuckerfrei und weizenfrei“).
Es ist wichtig, dem Hotel klare Richtlinien bezüglich der Verpflegung zu geben und diese genau zu überwachen, vorzugsweise in den Monaten vor der Versammlung ein Menü zu vereinbaren.
Die Essenszeiten müssen mit dem Veranstaltungsort und dem Vorstand der Region 9 besprochen werden, damit der Zeitplan ausgearbeitet werden kann.
Es ist auch nützlich, den Delegierten Einzelheiten über die Nähe des Veranstaltungsortes zu Supermärkten usw. mitzuteilen.

FLYER

Geben Sie auf dem Flyer mindestens zwei Telefonnummern an, idealerweise eine Mobil- und eine Festnetznummer.
Erstellen Sie ein E-Mail-Konto und fügen Sie dieses dem Flyer hinzu, um elektronische Anmeldeformulare und etwaige Anfragen zu erhalten.
Vereinbaren Sie eine Adresse für den Empfang von Papierregistrierungen und Schecks, fügen Sie diese jedoch nicht dem Flyer hinzu. Stattdessen sollten diejenigen, die sich per Post registrieren und/oder ihre Gebühr bezahlen möchten, gebeten werden, eine E-Mail an die Hosting-Dienststelle zu senden oder diese unter der vereinbarten Postanschrift anzurufen.
Fügen Sie im Buchungsformular einen Abschnitt ein, in dem die Anmelder angeben können, ob sie für die Versammlung, den Kongress oder beides buchen.
Legen Sie eine Frist fest, um Anmeldungen/Buchungen beim Hotel zu erhalten.
Geben Sie Angaben zum nächstgelegenen Bahnhof und Flughafen sowie die Postleitzahl des Veranstaltungsortes für Fahrer mit Satellitennavigation ein.
Geben Sie auf dem Flyer einige Wegbeschreibungen und, wenn möglich, eine Karte an.

REGISTRIERUNG

Natürlich ist es besser, so früh wie möglich so viele Anmeldungen wie möglich einzureichen, aber man muss sich auch auf einige im letzten Moment einstellen.
Seien Sie auf eine ganze Reihe von Anfragen vorbereitet (oft fragen Sie nach Dingen, die Sie sorgfältig auf Ihren Flyer geschrieben haben!)
Bewahren Sie alle auf den Registrierungsformularen erfassten Informationen sorgfältig auf, damit Sie leicht darauf zurückgreifen können. Eine Tabellenkalkulation ist hierfür ideal.
Halten Sie für diejenigen, die sich an diesem Tag anmelden, eine Geldkassette mit einem Float bei der Versammlung/dem Kongress selbst bereit.
Auf Namensschildern sollte auch angegeben sein, welches Dienstorgan vertreten wird oder ob das Mitglied ein Vorstandsmitglied der Region 9 oder ein Besucher ist.
Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung müssen die Registrierungsformulare Informationen darüber enthalten, wofür die von ihnen angegebenen persönlichen Daten verwendet werden und wie lange sie aufbewahrt werden. Bitte sehen Sie sich das folgende Beispiel an:

WICHTIGER HINWEIS AN ALLE Teilnehmer der R9-Versammlung:
An alle, die sich für die Versammlung und/oder den Kongress anmelden: Die von Ihnen angegebenen Daten werden zum Zweck der Kommunikation mit Ihnen über die Versammlung und den Kongress der Region 20 9xx und zur Vereinbarung Ihrer Teilnahme verwendet. Zu diesem Zweck werden Ihre bereitgestellten Informationen an Mitglieder des Organisationskomitees und des Region 9-Vorstands weitergegeben und sicher gespeichert. Das Organisationskomitee wird diese Informationen drei Monate lang nach der Versammlung und dem Kongress aufbewahren, falls eine Kontaktaufnahme mit Ihnen erforderlich sein sollte. Anschließend werden sie gelöscht.
Bitte kreuzen Sie hier an, wenn Sie damit einverstanden sind, dass Ihre Kontaktinformationen vom Region-9-Vorstand für die Führung der Geschäfte der Region nach der 20xx-Region-9-Versammlung gespeichert und verwendet werden. Diese Zustimmung erstreckt sich auch auf die Kontaktaufnahme durch andere R9 OA-Mitglieder, die geschäftliche Geschäfte tätigen, soweit dies vom R9-Vorstand als angemessen erachtet wird. Ihre Kontaktinformationen werden 5 Jahre lang (ab dem Abschlussdatum der Versammlung) sicher aufbewahrt und anschließend gelöscht. Sie können außerdem jederzeit die Löschung Ihrer Kontaktdaten verlangen.
Bitte kreuzen Sie hier an, wenn Sie zur E-Mail-Liste mit wöchentlichen Ankündigungen für Region 9 hinzugefügt werden möchten. Sie können sich jederzeit von der Liste abmelden, indem Sie unten in jeder E-Mail auf den Link „Abbestellen“ klicken.

KONGRESSSPRECHER

Der Vorstand steht während des Kongresses für die Teilnahme an Workshops und Vorträgen zur Verfügung. Sie wurden als Vorstandsmitglieder der Region 9 gewählt und fungieren in dieser Funktion, aber sie sind in erster Linie OA-Mitglieder bei der Genesung. Bitte nutzen Sie diese Wiederherstellung. Es ist wichtig, dass der Dienst von den Teilnehmern des Kongresses „gesehen“ wird, wenn auch nicht auf übertriebene Art und Weise. Wenn OA-Beamte sowohl am geschäftlichen Teil als auch am Kongress teilnehmen, verbreitet dies die Botschaft der Notwendigkeit des Dienstes.

Oft werden in der Versammlung Anträge angenommen, die so schnell wie möglich an die Gemeinschaft weitergeleitet werden müssen. Bitte berücksichtigen Sie dies bei der Planung Ihrer Kongress-Workshops/Meetings.
Wenn die Redner zeitlich gesteuert werden müssen, halten Sie einen Timer bereit.
Es ist am besten, wenn Redner vor der Bestätigung ihres Dienstes vom Ausschuss qualifiziert werden.
Bitten Sie die Redner, im Geiste der Traditionen zu bleiben (z. B. keine Bezugnahme auf externe Themen wie die namentliche Erwähnung von Büchern, Therapien, Religionen oder anderen Abnehmprogrammen oder eine unangemessene Fokussierung auf solche externen Themen).
Einige Gedanken für Redner, wenn sie sich vorstellen:

Wie lange bist du schon im Programm?
Wie lange sind Sie schon abstinent?
Definieren Sie diese Abstinenz, was sie für Sie bedeutet.
Beschreiben Sie Ihre körperliche Erholung, Ihren Gewichtsverlust/(Zunahme bei Magersucht) und wie lange Sie ihn beibehalten.
Beschreiben Sie die täglichen Maßnahmen, die Sie ergreifen, um diese Erholung aufrechtzuerhalten.
Gehen Sie dann zum Thema über und folgen Sie dabei dem Schema, wie Sie waren, was passiert ist und wie Sie jetzt in Bezug auf das Thema sind. OA-Mitglieder hören besonders gerne, was Sie tatsächlich getan haben, um das Thema zu ändern und was Sie tun, um gesund zu bleiben.

ABSTIMMUNG UND ZEITMESSUNG

In der Versammlung müssen Stimmen abgegeben werden und möglicherweise Stimmzettel abgegeben werden, die von Personen gezählt werden müssen, die nicht wahlberechtigt sind. Bitte besprechen Sie dies mit dem Vorstand der Region 9, um festzustellen, ob Sie farbige Karten, Stimmzettel, Kästen zum Sammeln der Stimmzettel und nicht stimmberechtigte Mitglieder zur Hand haben müssen, die Ihnen dabei helfen können.
Ein nicht stimmberechtigtes Mitglied, das als Zeitnehmer zur Verfügung steht, ist insbesondere während der Versammlung sehr nützlich.

BESUCHER

Besucher sind zur Versammlung herzlich willkommen.
Besucher zahlen keinen Eintritt für die Teilnahme an der Versammlung.
Bei der Versammlung ist es wichtig, dass sie nicht mit den Vertretern am Tisch sitzen. Vorzugsweise befinden sie sich in einer Sitzreihe hinter den Vertretern oder am Rand des Raumes.
Besucher sollten den Versammlungsraum verlassen, wenn sie miteinander sprechen möchten.

CONVENTION

Der Kongress lässt sich am besten von denjenigen beschreiben, die an mehreren Kongressen teilgenommen haben. Wir empfehlen, mit früheren Veranstaltern zu sprechen. Es lohnt sich, Folgendes zu bedenken:

Early-Bird- und Night-Eulen-Treffen (während der Vollversammlung und des Kongresses). Der einfachste Weg, diese zu organisieren, ist ein Pocket-Referenzhandbuch und eine Themenliste (sehen Sie sich den Strategieplan an, wenn Sie Inspiration benötigen).
Übersetzen von Sprechern in Ihre Landessprache
Lokale Sprecher ins Englische übersetzen
Freizeit
Unterhaltung am Samstagabend. Dies geschah in vielen Formen (z. B. Theaterstücke, Treffen, Genesungsfeiern, Freizeit, Tanzen, Singen, Quiz, alles Mögliche!)

STRATEGISCHER PLAN

Wir haben einen strategischen Plan. Viele in OA wissen nicht, was es ist oder was wir damit erreichen wollen. Dies kann als Thema des Konvents verwendet werden, indem nur ein Aspekt dieses Plans einbezogen wird:

Starke Treffen,
Engagierte Servicegremien,
Öffentliches und berufliches Bewusstsein
Finanzielle Gesundheit

Wurde das OA-Fahrrad in Ihre Sprache übersetzt? In der Vergangenheit haben wir zwei große Posterzeichnungen davon ausgestellt. Wenn möglich, könnte dies von einem freiwilligen Freiwilligen vor Ort übernommen werden, ein Poster in Ihrer Sprache und eines auf Englisch!

DANACH

Bitte stellen Sie sicher, dass, wenn Sie Rückmeldungen von Delegierten, Besuchern oder Ihrem Unterausschuss erhalten, diese Informationen an den Vorstand der Region 9 weitergegeben werden, damit wir künftigen Gastgebern Vorschläge für Dinge unterbreiten können, die funktionieren oder nicht funktionieren.

CHECKLISTE

1	Wählen Sie ein Komitee aus lokalen OA-Mitgliedern aus, die bereit sind, an den Vereinbarungen für die Versammlung/Konvention zu arbeiten. (durchschnittlich 4-8 Personen).
2	Ungefähr 2.5 Jahre bevor Sie vorschlagen, die Versammlung/den Kongress auszurichten, beginnen Sie mit der Organisation der folgenden Punkte:
3	Wählen Sie ein Datum (Herbstzeit, um von günstigeren Reisen und Unterkünften zu profitieren und sicherzustellen, dass Feiertage und Termine für BoT/RCC-Treffen vermieden werden). Denken Sie auch an die Barrierefreiheit.
4	Wählen Sie einen Veranstaltungsort mit Platz für etwa 20 bis 40 Vertreter für die OA-Versammlung und zusätzlicher Anzahl für den Kongress, der auch Übernachtungs- und Tagesbesucher ermöglicht.
5	Bereiten Sie einen Vorschlag vor, der der Versammlung der Region 9 zwei Jahre vor der Versammlung vorgelegt werden soll.
6	Wenn das Angebot erfolgreich ist, buchen Sie den Veranstaltungsort und treffen Sie die endgültigen Vereinbarungen.
7	Wählen Sie ein Thema für den Kongress (siehe lokales Gruppengewissen und OA-Strategieplan), das vom Vorstand der Region 9 genehmigt werden soll.
8	Teilen Sie die Aufgaben im Ausschuss auf und rekrutieren Sie Freiwillige.
9	Suchen Sie nach Supermärkten in der Nähe des Veranstaltungsortes und erstellen Sie eine Karte, auf der sie verzeichnet sind. Schließen Sie die Reisevorbereitungen zum Veranstaltungsort ab.
10	Bereiten Sie rechtzeitig vor Ablauf der Frist „6 Monate vor der Versammlung“ einen vorgeschlagenen Flyer vor und senden Sie ihn zur Genehmigung an den Vorstand der Region 9.
11	Sorgen Sie dafür, dass Mittel für etwaige Vorkosten zur Verfügung stehen.
12	Nehmen Sie Kontakt mit dem Veranstaltungsort auf, um Unterkunftsmöglichkeiten und Mahlzeiten zu besprechen.
13	Planen Sie Tagungsworkshops/Meetings und arrangieren Sie Redner/Materialien/Timer.
14	Überwachen Sie die Registrierungen und erstellen Sie Abzeichen und Tischnamen für die Vertreter.
15	Planen Sie „Unterhaltung“ für den Samstagabend ein.
16	Erstellen Sie Kopien verschiedener Dokumente auf verschiedenfarbigem Papier (fragen Sie den Vorstand der Region 9 nach Informationen).
17	Richten Sie den Registrierungsschalter und den Raum für die Versammlung ein (Flipcharts, Ortsnamen, Plakate usw.).
18	Richten Sie den Konvent ein.

Mögliche Daten zur Vermeidung jüdischer Feiertage: September und Oktober

Im Folgenden finden Sie Daten, an denen R9 möglicherweise seine jährliche Versammlung und Konferenz abhalten könnte, falls sie dies im September oder Oktober wünschen, ohne befürchten zu müssen, dass diese während jüdischer Feiertage stattfindet.

Die vorgeschlagenen Termine sind alle Mittwoch bis Sonntag für die Jahre 2019–2025.

Sofern nicht ausdrücklich anders erwähnt, ist auch der gesamte November in Ordnung.

Daten vorbereitet von David S., Vertreter der israelischen NSB, März 2017

2020

2.–6. September, 9.–13. September, 14.–18. Oktober, 21.–25. Oktober, 28. Oktober–1. November

2021

1.-5. September, 29. September – 3. Oktober, der ganze Oktober ist in Ordnung

2022

31. August – 4. September, 7. – 11. September, 14. – 18. September, 19. – 23. Oktober, 26. – 30. Oktober

2023

6.-10. September, 11.-15. Oktober, 18.-22. Oktober, 25.-29. Oktober

2024

Den ganzen September OK, 30. Oktober – 3. November

2025

3.-7. September, 10.-14. September, 17.-21. September, 15.-19. Oktober, 22.-26. Oktober