Alexandra D und Mel M
Treuhänder der gemeinnützigen Organisation OAR9 CIO
Datum: August 2024 für die OA Region 2024-Versammlung im Oktober 9
Zusammenfassung:
Was ist der CIO?
Das Akronym CIO steht für Charitable Incorporated Organisation und ist eine Wohltätigkeitsorganisation im Vereinigten Königreich. OA Region 9 hat 9 den OA R2023 CIO gegründet, um als Governance für unsere Bank- und Buchhaltungsprozesse zu fungieren.
Das CIO ist de facto die Rechtsform der OA Region 9, obwohl es nicht dasselbe ist wie die OA Region 9 als Ganzes. Das CIO ist lediglich für die Verwaltung des Bankkontos und die Berichterstattung an die Charities Commission of England and Wales gemäß britischem Recht zuständig.
Die OA Region 9 ist eine viel größere und autonome Organisation und die Beziehung zwischen der Versammlung der OA Region 9 und dem Vorstand mit dem CIO ist in der Richtlinie (die neu und weiterentwickelt wird) festgelegt.
Bisherige Geschichte
Bis vor Kurzem war OA Region 9 ein Bankunternehmen im Vereinigten Königreich und hatte ein Geschäftskonto bei der NatWest Bank, verfügte jedoch über keinerlei Rechtsform.
Das Fehlen einer Rechtsform bereitete uns Probleme. PayPal führte beispielsweise eine Prüfung bei uns durch und da keine Rechtsform gefunden werden konnte, wurden wir als potenzieller Betrüger eingestuft.
Es wurde sehr deutlich und dringend, dass wir eine juristische Person gründen mussten, und so beauftragten wir einen Rechtsberater, der uns helfen sollte, die beste Rechtsform zu finden und sie zu gründen. Wir beauftragten BDB Pitmans LLP, eine Finanzrechtskanzlei, die eine Prüfung durchführte und uns empfahl, dass eine gemeinnützige eingetragene Organisation die beste Option sei.
OA R9 CIO wurde 2023 offiziell gegründet, um als Verwaltungsstruktur für das Bankkonto zu fungieren. Als gemeinnützige Organisation benötigte das CIO Treuhänder und verfügt über einen Vorstand aus drei Treuhändern. Für die Mitglieder, insbesondere für diejenigen, deren Muttersprache Englisch ist, ist es wichtig zu beachten, dass wir von „Treuhändern“ des CIO sprechen und diese nicht mit den Treuhändern von Overeaters Anonymous als Ganzes zu verwechseln sind.
Momentane Situation
Die Beziehung zwischen der OA Region 9 Assembly und dem OA R9 CIO wird im Policy Manual festgelegt, wenn wir im Jahr 2022 eine Klausel einfügen, um zu beschreiben, wie sich die beiden unterscheiden und wie sie interagieren.
Wenn die Versammlung der OA Region 9 den Jahreshaushalt genehmigt, stellt dies eine Anweisung an den CIO dar, Ausgaben gemäß den Haushaltslinien zu genehmigen. Jedes Jahr werden ein Genehmigungsschreiben, eine Vereinbarung und der Haushalt beim CIO eingereicht.
In Wirklichkeit wird sich sehr wenig ändern. Nach dem alten System mussten alle Ausgaben im Budget genehmigt werden, dann unterzeichneten zwei Vorstandsmitglieder sie und der Bankier nahm die Zahlung vom Bankkonto vor.
Im neuen System fordert der Vorstand die Durchführung einer Transaktion an, z. B. die Zahlung einer Rechnung oder die Gewährung eines finanziellen Zuschusses wie etwa einer Finanzierung zur Unterstützung von Vertretern. Dies geschieht im Einklang mit dem Jahresbudget. Zwei Vorstandsmitglieder unterzeichnen die Transaktion (elektronische Genehmigung per E-Mail, damit wir eine Papierspur haben) und die Treuhänder des CIO setzen sie in Gang.
Während dieser Bericht verfasst wird, stehen wir kurz vor der Umstellung vom alten auf das neue System.
Wir werden bald ein neues Bankkonto haben.
Sobald die neue und überarbeitete Satzung des CIO, die vom Vorstand der Region 9 und den Treuhändern des OA R9 CIO genehmigt wurde, bei der Charities Commission eingereicht wurde, wird der Banksaldo vom alten Bankkonto auf das neue Bankkonto übertragen.
Das Geschäftsjahr für OA Region 9 läuft vom 1. Juni bis zum 31. Mai und die Berichtsfrist für die Charities Commission ist im März. Im März 2025 werden wir also unseren ersten Jahresabschluss für das Geschäftsjahr vom 1. Juni 2023 bis zum 31. Mai 2024 bei der Charities Commission einreichen.
Unser Team
Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Berichts (August 2024) sind die drei Treuhänder des CIO Alexandra D, Mel M und unser Anwalt Jonathan Brinsden.
Um Interessenkonflikte zu vermeiden, ist in unserer Satzung festgelegt, dass nur ein Vorstandsmitglied der OA Region 9 gleichzeitig als Treuhänder fungieren kann. Als der CIO gegründet wurde, war Alexandra im Vorstand, ist es jetzt aber nicht mehr. Daher möchten wir Jonathan aus dem Treuhänderkreis entfernen und ihn durch ein Mitglied des Vorstands der Region 9 ersetzen.
Obwohl es zum Zeitpunkt des Schreibens noch nicht bestätigt war, scheint es wahrscheinlich, dass es sich dabei um Natasha, stellvertretende Vorsitzende der OA Region 9, handeln wird.
Wir werden im Haushalt 2024 einen gewissen Betrag einplanen, um bei Bedarf Rechtsberatung durch BDB Pitmans LLP zu bezahlen. Sie haben uns 850 £ zzgl. MwSt. pro Stunde für laufende Unterstützung veranschlagt, daher schlagen wir vor, für das erste Jahr der vollen Betriebsfähigkeit 4000 £ einzuplanen, damit wir bei Bedarf ihre Hilfe anfordern können.
Darüber hinaus sind wir dabei, einen Buchhalter/Steuerberater einzustellen, der den gesamten Papierkram und alle Transaktionen im Auge behält und unsere Jahresabschlüsse zur Einreichung bei der Charities Commission vorbereitet.
Nächste Schritte
Ihnen wird auffallen, dass der Bericht durchgehend Ausdrücke enthält wie „wir sind dabei“ und „obwohl zum Zeitpunkt der Abfassung dieses Artikels noch nicht bestätigt“, und diese erzählen uns die Geschichte einer sich entwickelnden Situation: Der CIO ist ein Work in Progress.
Die Versammlung der OA Region 9 muss in Bezug auf den CIO nichts genehmigen oder entscheiden, alle wichtigen Entscheidungen wurden bei früheren Versammlungen getroffen und umgesetzt. Sie müssen nur wissen, worüber wir sprechen, damit Sie Fragen stellen können, die Ihnen wichtig erscheinen.
Die nächsten Schritte sind:
1. Jonathan durch einen neuen Treuhänder aus dem Vorstand der OA Region 9 ersetzen
2. Die aktualisierte und genehmigte Satzung bei der Charities Commission einzureichen
3. Um das Guthaben vom alten Bankkonto auf das neue Bankkonto zu übertragen
4. Die Versammlung der Region 9 genehmigt den Haushalt wie üblich jährlich und …
5. Budget und Vereinbarung für 2024 müssen vom R9-Vorstand offiziell bei den CIO-Treuhändern eingereicht werden
Anerkennung und Dank
Die Saat für diese bedeutende Arbeit begann 2018, als Alexandra Schatzmeisterin und Francene Vorsitzende von OA Region 9 war. Unser Dank gilt Ricki I, die den Posten der Schatzmeisterin übernahm, als Alexandra Vorsitzende der Region wurde, und Ricki, die die Initiative zur Suche und Ernennung von Anwälten vorantrieb. Vielen Dank an unser Rechtsteam Jonathan und seine Kollegin Preena, die uns weiterhin beraten. Vielen Dank an Mel M, die eine längere Amtszeit als Bankerin für die Region absolviert hat, um den Übergang zwischen der alten und der neuen Arbeitsweise zu erleichtern. Vielen Dank an den aktuellen Vorstand von OA Region 9, dass er sich mit den Rechtsdokumenten befasst und diese geprüft hat, die der CIO-Aktivität zugrunde liegen, und an Natasha, dass sie bereit war, als neue Treuhänderin einzuspringen (wird noch bekannt gegeben). Danke, Höhere Macht, dass du diesen Prozess mit Grace Tag für Tag erleichtert hast.