Vorstandsbericht – Digital Officer

Die Versammlung findet am 18. Mai von 2 bis 7 Uhr britischer Zeit statt.

Während ich mich in die Rolle des Digital Officers einarbeite, bin ich insbesondere dem Vorsitzenden des Digital Committee für die Unterstützung und Zusammenarbeit dankbar. Sharlotte hat mir beim Einleben in diese Position unglaublich geholfen. Ich möchte meinen Vorstandsmitgliedern und ehrenamtlichen Helfern für ihre Freundlichkeit in all den Interaktionen in den letzten Monaten danken. Es waren arbeitsreiche und lohnende erste Monate, und ich freue mich, die bisherigen Fortschritte im Zusammenhang mit den Kernaufgaben dieser Serviceposition bekannt zu geben.

1. Entwickelt und implementiert eine digitale Strategie für Region 9 Um Design- und Usability-Einschränkungen auf der Website von Region 9 zu beheben, habe ich ein neues Design vorgeschlagen und bei der Implementierung mitgewirkt, das mehr Flexibilität bei Layout und Inhaltsdarstellung ermöglicht. Mit Unterstützung des Digital Committee und eines neu gegründeten Website Review Committee wurde die Website überarbeitet, um unsere Kommunikationsziele und unsere digitale Präsenz besser zu unterstützen.
2. Identifiziert Möglichkeiten für digitale Innovation und Wachstum
   • Mehrere kleine, aber bedeutsame Änderungen haben bereits einen Unterschied gemacht:
     • Ein kostenpflichtiges Kalender-Plugin unterstützt jetzt wiederkehrende Ereignisse mit Klarheit.
     • Eine Canva-Lizenz wurde gesichert und wie gewünscht mit den Ausschussvorsitzenden zur Erstellung visueller Inhalte geteilt.
     • Wir sind zu kürzeren, fokussierteren E-Mail-Kampagnen mit einem einzigen Aufruf zum Handeln übergegangen – und sehen bereits bessere Ergebnisse.
3. Überwacht die Wartung der Website der Region 9
   • Die neu gestaltete Website ist nun übersichtlicher und einfacher zu aktualisieren. Zu den neuen Funktionen gehören eine verbesserte Newsletter-Formatierung und eine integrierte Kalenderfunktion.
   • Da wir unsere Website selbst hosten, haben wir Zugriff auf alle Bereiche der Website-Verwaltung und -Wartung und können diese kontrollieren. Dadurch können wir die Website schneller und einfacher aktualisieren.
   • Die Anleitung und das Feedback des Website-Überprüfungsausschusses tragen weiterhin zur Gestaltung seiner Entwicklung bei.
4. Verwaltet das OA Region 9 Google Drive Die Verwaltung des Google Drive der Region 9 teilen sich nun der Vorsitzende des Digitalausschusses und ich. Dies gewährleistet nicht nur eine reibungslosere Zusammenarbeit, sondern stärkt auch die Kontinuität und Abdeckung, falls einer von uns nicht erreichbar ist.
5. Verantwortlich für die Aufbewahrung und Weitergabe von Passwörtern Wir verfolgen denselben Ansatz der geteilten Verantwortung auch beim Passwortmanagement. Dadurch wird sichergestellt, dass mehrere vertrauenswürdige Personen Zugriff auf wichtige Systeme haben. Das macht unsere Prozesse robuster und zuverlässiger.
6. Pflegt und aktualisiert die Mailinglisten der Region 9 Die Pflege der Mailingliste wird ebenfalls von mir und dem Digital Chair gemeinsam verwaltet. Dadurch, dass sich zwei Personen diese Rolle teilen, sind zeitnahe Aktualisierungen und die Unterstützung bei Last-Minute-Mailings oder Abonnentenanfragen möglich.
7. Erstellt effektive E-Mail-Kampagnen – Wir haben am 7. Februar mit Unterstützung des Newsletter-Koordinators und des Vorstandsvorsitzenden den ersten Newsletter in der neuen Struktur veröffentlicht. Das klarere Format und der Fokus auf einzelne Aktionen scheinen uns zu helfen, effektiver mit unserem Publikum in Kontakt zu treten.
8. Sendet Mitteilungen an die Mailingliste der Region 9 – Während ich mich mit dem Rhythmus und den Verantwortlichkeiten der Rolle vertraut machte, unterstützte mich der Vorsitzende des Digitalausschusses freundlicherweise bei der Verwaltung wichtiger Erinnerungen und zeitkritischer Benachrichtigungen. Gemeinsam haben wir sichergestellt, dass wichtige Updates die Community weiterhin zuverlässig erreichen. Diese gemeinsame Verantwortung trägt auch dazu bei, die Stabilität unseres Kommunikationsprozesses zu gewährleisten.
9. Bietet regelmäßige Berichte zur Erfolgsmessung
   • Obwohl wir noch kein detailliertes Tracking für Website-Kennzahlen implementiert haben, sehen wir bereits verbesserte Ergebnisse bei unserer E-Mail-Kommunikation:
     • Öffnungsrate: Von 28 % auf 33 % erhöht (Jan.–März 2025)
     • Klickrate: Von 2 % auf 3 % erhöht
   • Diese Zahlen entsprechen den Benchmarks für gemeinnützige Organisationen oder liegen darüber (Öffnungsrate 25–27 %, Klickrate 2–3 %).
   • Ich wäre dankbar für Hinweise, welche Daten und Erkenntnisse für regelmäßige Berichte am hilfreichsten sind. Manche Kennzahlen können wirklich wertvoll sein – andere weniger. Ihr Feedback trägt dazu bei, dass die Berichterstattung nützlich und umsetzbar ist, ohne Sie zu überfordern.
10. Bietet Schulungen und Support
    • Ich habe mehrere Vorstandsmitglieder und Ausschussvorsitzende beim Zugriff auf ihre Google-E-Mail-Konten unterstützt und Tools wie Canva zur Unterstützung bei der Inhaltserstellung bereitgestellt.
    • Unsere erste Sitzung des Digitalausschusses fand am 25. Januar mit sechs bis sieben Mitgliedern statt. Mittlerweile treffen wir uns jeden zweiten Samstag von 6:7 bis 5:00 Uhr (britischer Zeit). Diese Treffen waren geprägt von intensiver Zusammenarbeit und vielen tollen Ideen – ein echtes Highlight meiner bisherigen Tätigkeit.

Ausblick: Schwerpunkte für die nächsten vier Monate

Im Rahmen unserer laufenden digitalen Entwicklung haben wir einige Bereiche identifiziert, denen wir in den kommenden Monaten Aufmerksamkeit schenken und die wir verbessern möchten:

• Übersetzungsunterstützung Wir erhalten wertvolles Feedback vom Übersetzungsausschuss, das uns hilft, die zuständigen Stellen hinsichtlich des Übersetzungsbedarfs der Website zu kontaktieren. Bis zu unserem nächsten Bericht wollen wir mehrere korrigierte oder aktualisierte Übersetzungen implementiert haben, um die Zugänglichkeit und Verständlichkeit in allen Sprachen zu verbessern.
• Digitaler Spesenabrechnungsprozess Wir überprüfen derzeit das Formular und den Prozess zur Spesenabrechnung mit dem Ziel, diese zu optimieren und zu digitalisieren. Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Beteiligten in Echtzeit auf die aktuellsten Informationen zugreifen können – und den Bedarf an wiederholtem Hin- und Her-E-Mails zu reduzieren.
• Druckbare Webinhalte und Benutzerumfrage
  • Wir prüfen Funktionen zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit der Website, beispielsweise die Möglichkeit für Benutzer, ausgewählte Informationen (z. B. Veranstaltungsdetails oder Ressourcen) in ein druckerfreundliches Format zu exportieren.
  • Um uns bei der Gestaltung der zukünftigen Entwicklung zu helfen, planen wir, eine kurze Umfrage an unsere Mitglieder zu verteilen, um ihre Bedürfnisse und Vorlieben besser zu verstehen.

Es war mir eine Freude, diese Rolle zu übernehmen und gemeinsam mit einer so kompetenten und großzügigen Gruppe von Kollegen die digitale Präsenz der Region 9 zu gestalten. Vielen Dank für den herzlichen Empfang und das Vertrauen – ich bin gespannt, was als Nächstes kommt.

Digitalbeauftragter der Region 9