Pflichten und Verantwortlichkeiten der Vorstandsmitglieder

Die Versammlung findet am Sonntag, den 17. Mai 2026 von 9:00 bis 5:00 Uhr britischer Zeit statt.

Namen, Akronyme und Kurzformen wurden entfernt oder bearbeitet, um die Übereinstimmung mit den OA-Richtlinien zu gewährleisten.

Allgemeine Aufgaben der Vorstandsmitglieder

1. Arbeiten Sie im Vorstand der Region 9 mit.
2. Nehmen Sie an Vorstandssitzungen teil.
3. Überprüfen und koordinieren Sie regelmäßig die Aktualisierung verschiedener Dokumente, einschließlich, aber nicht beschränkt auf „Vital Link“, „Bid to Host Assembly and Convention“ und „Region 9 Best Practices“.
4. Stellen Sie die Einhaltung der Zwölf Schritte, Zwölf Traditionen und Zwölf Konzepte des OA-Dienstes in Region 9 sicher.
5. Führen Sie die in der Satzung und im Richtlinienhandbuch aufgeführten Aufgaben aus.
6. Reagieren Sie zeitnah auf sämtliche Korrespondenz und Anfragen. Zu Beginn jeder Amtszeit legt der Vorstand fest, was „zeitnah“ bedeutet.
7. Führen Sie ein Verzeichnis Ihrer Vermögenswerte und Passwörter. Der Sekretär ist für die Pflege dieser Liste auf Google Drive verantwortlich.
8. Fördern Sie, wann und wo immer möglich, Service-, Traditions- und Konzept-Workshops in der Region 9 und nehmen Sie, sofern das Budget dies zulässt, an anderen Veranstaltungen in der Region teil oder gehen Sie zu Lasten des Landes, das die OA-Veranstaltung ausrichtet.
9. Nehmen Sie Kontakt zu Ländern und Dienststellen auf, die nicht bei der Versammlung anwesend waren oder mit Region 9 in Kontakt stehen.

Aufgaben bestimmter Vorstandsmitglieder

1. Chair
   1. Vorsitz bei
      1. Vorstandssitzungen
      2. Versammlung der Region 9
   2. Bereitet die Tagesordnung für alle Vorstandssitzungen und Versammlungen vor, gegebenenfalls mit Hilfe anderer Amtsträger.
   3. Nimmt im Namen der Region 9 an der World Service Business Conference teil.
   4. Ist Mitglied des Region Chairs Committee der World Service Business Conference und nimmt an den Ausschusssitzungen teil.
   5. Arbeitet mit dem Trustee Liaison an Themen, die die Region direkt betreffen.#
   6. Fungiert im Auftrag des Vorstands als Vorgesetzter für alle Sondermitarbeiter (bezahlte Mitarbeiter). Der Vorsitzende kann ein anderes Vorstandsmitglied für diese Rolle ernennen.
   7. Ernennung des Parlamentariers der Region 9.
2. Stellvertretender Vorsitzender
   1. Übernimmt sämtliche Aufgaben des Vorsitzenden in dessen Abwesenheit oder auf Anfrage des Vorsitzenden.
   2. Unterstützt andere Beamte bei der Erfüllung ihrer Aufgaben.#Andere zugewiesene Aufgaben.
3. Sekretärin
   1. Protokolliert alle Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen.
   2. Für die Erstellung des Protokolls ist der jeweilige Sekretär der Versammlung verantwortlich.
   3. Der Sekretär ist dafür verantwortlich, Kopien aller Informationen zu beschaffen, die in das Protokoll aufgenommen werden sollen.
   4. Das Protokoll enthält:
      1. Datum/Uhrzeit und Ort der Versammlung der Region 9
      2. Namen der anwesenden Offiziere
      3. Aufzeichnung der ergriffenen Maßnahmen im Protokoll der vorherigen Sitzung
      4. Der genaue Wortlaut jedes Antrags zum Zeitpunkt der Abstimmung und ob er angenommen oder abgelehnt wurde
      5. Der Antragsteller und Unterstützer jedes Antrags
      6. Die Zählung der Ja- und Nein-Stimmen.
      7. Alle Mitteilungen und Ankündigungen auf der Sitzung
      8. Bemerkungen zur Geschäftsordnung und Einsprüche
      9. Ausschussberichte und alle anderen Berichte, die während oder über die Versammlung erfolgen
      10. Überarbeitete Kopien der Satzung und des Richtlinienhandbuchs.
   5. Der Sekretär legt dem Protokollprüfungsausschuss innerhalb von 60 Tagen nach der Versammlung einen Entwurf des Versammlungsprotokolls vor.
      1. Die Mitglieder des Ausschusses übermitteln dem Sekretär Ergänzungen oder Korrekturen innerhalb von 28 Tagen nach Erhalt des Protokolls.
      2. Bei Unstimmigkeiten überprüft der Sekretär die Aufzeichnung und berät den Ausschuss.
      3. Nachdem das Komitee über den Inhalt der Aufzeichnung informiert wurde, stimmt das Komitee über die Aufnahme oder Entfernung aller gefundenen Abweichungen in irgendeinem Element des Protokolls ab. Dazu bedarf es einer Zweidrittelmehrheit.
   6. Wird eine Kopie des endgültigen, nicht genehmigten Protokolls zur Veröffentlichung auf der Website einreichen.
   7. Senden Sie die Bewerbungsformulare der Treuhänderkandidaten innerhalb einer Woche nach der Bestätigung der Kandidaten an das World Service Office.
   8. Senden Sie eine Benachrichtigung über die Versammlung an alle Servicegremien und nicht angeschlossenen Versammlungen in Region 9.
      1. Antrag auf Zusendung von Änderungen gemäß Artikel XII – Abschnitt 1
      2. Erhalten Sie die Tagesordnung vom Vorsitzenden und sorgen Sie dafür, dass die Tagesordnung per E-Mail an alle Service-Gremien und nicht angeschlossenen Meetings gesendet wird.
      3. Verantwortlich für die Vorbereitung der Registrierungs- und geschäftsbezogenen Materialien für die Versammlung, einschließlich der Einladung zur Versammlung, der Versammlungsmappe und der Protokolle der Versammlungen der Region 9. Die Mappe enthält alle Berichte, Anträge und andere Informationen zu den Geschäften der Versammlung. Die Mappe kann ein Angebot für zukünftige Versammlungs-/Veranstalter enthalten.
      4. Sie sind für die Aktualisierung der Anwesenheitsliste für und bei der Versammlung verantwortlich.
      5. Überprüfen Sie die Aktualisierungen, die sich aus den Anträgen bei der Versammlung ergeben, und aktualisieren Sie dann bei Bedarf die Satzung und das Richtlinienhandbuch. Wenn die Satzung aktualisiert wird, ist er dafür verantwortlich, die aktualisierte Satzung an das World Service Office zu senden.
      6. Stellen Sie sicher, dass große Mengen personenbezogener Daten, z. B. aus der Konvention der Region, ordnungsgemäß gespeichert und (in den erforderlichen Zeiträumen) gelöscht werden.
      7. Führt eine aktuelle Liste aller Service-Stellenkontakte und Gruppenvertreter.
      8. Stellt Daten für den Assembly-Ordner bereit und zeigt
      9. Anzahl der Serviceeinrichtungen in Region 9.
      10. Anzahl der Meetings für jedes Land in Region 9.
      11. Sprachen und Währungen jedes Landes in Region 9.
   9. Andere Pflichten als zugewiesen.
4. Schatzmeister
   1. Koordiniert mit dem CIO, Vorstandsmitgliedern, dem Bankier, Ausschüssen und bezahlten Mitarbeitern Finanz- und Budgetfragen innerhalb der Region.
   2. Stellt dem Vorstand vierteljährlich Finanzupdates zur Verfügung.
   3. Bereitet ein Jahresbudget zur Genehmigung durch die Versammlung vor.
   4. Führt Finanzunterlagen.
   5. Bietet einen jährlichen Bericht über alle eingegangenen Beiträge, Einnahmen und Ausgaben.
   6. Andere Pflichten als zugewiesen.
5. Digitaler Beauftragter
   1. Entwickelt und implementiert eine digitale Strategie für Region 9.
   2. Identifiziert Möglichkeiten für digitale Innovation und Wachstum, um die Wirkung der Region 9 zu maximieren.
   3. Mit Unterstützung des Vorsitzenden des Digitalkomitees verwaltet er/sie den Google Drive der OA-Region 9, einschließlich:
      1. Aufbewahren und Weitergeben von Passwörtern.
      2. Erstellung und Pflege von Mailinglisten für Region 9.
   4. Bietet regelmäßige Berichte, um den Erfolg digitaler Bemühungen zu messen und Empfehlungen abzugeben.
   5. Bietet dem Vorstand, den Ausschüssen und den ehrenamtlichen Helfern der Region 9 Schulungen und Unterstützung zu digitalen Tools und Best Practices.
   6. Andere Pflichten als zugewiesen.
6. Diese Aufgaben können für einen reibungslosen Ablauf nach Bedarf angepasst werden; etwaige Änderungen werden bei der nächsten Versammlung mitgeteilt.