Datenschutzrichtlinie

Region 9 der Anonymen Esssüchtigen verpflichtet sich zum Schutz der Rechte und Freiheiten aller Personen im Zusammenhang mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und stellt diese Datenschutzrichtlinie zur Verfügung. Alle, die in Region 9 Dienstleistungen erbringen, sind an diese Richtlinie gebunden und werden gebeten, eine Dienstleistungsvereinbarung zu unterzeichnen.

Geltungsbereich dieser Richtlinie

Region 9 erhebt und speichert bestimmte Informationen über die Personen, mit denen sie in Kontakt steht. Dazu gehören OA-Mitglieder, Funktionsträger von Region 9, Verbindungsbeamte des Kuratoriums, Ausschussvorsitzende, Ausschussmitglieder, Servicekoordinatoren und Abgeordnete. Region 9 verarbeitet diese Informationen aus verschiedenen Gründen, beispielsweise um die Anwesenheit bei Sitzungen zu dokumentieren, Neuigkeiten und Ankündigungen über den Verteiler zu verbreiten und Kontaktdaten von Mitgliedern weiterzugeben, die Übersetzungen anbieten oder sich bereit erklären, Patenschaften für Paten zu übernehmen.

OA muss die folgenden Vorgaben einhalten: Allgemeine Datenschutzverordnung (und aktuell Daten aus Großbritannien Schutzgesetz) bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Um dies zu gewährleisten, haben wir diese Richtlinie entwickelt, die die Pflichten von Region 9, den Funktionsträgern von Region 9, den Verbindungsbeamten des Kuratoriums, den Ausschussvorsitzenden, den Ausschussmitgliedern, den Servicekoordinatoren, den Vertretern der Versammlung und anderen OA-Mitgliedern festlegt.

Diese Richtlinie und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gelten für alle personenbezogenen Daten, die von Region 9 verarbeitet werden, sowohl für Daten in Papierform als auch für elektronisch gespeicherte Daten. Solange die Datenverarbeitung für Zwecke von Region 9 erfolgt, gilt die Richtlinie unabhängig vom Speicherort der Daten (z. B. für Daten in Google Workspace, auf freigegebenen Laufwerken und Ordnern sowie auf mobilen Geräten wie Mobiltelefonen, Tablets oder Laptops) und unabhängig davon, wem das jeweilige Gerät gehört.

Um den gesetzlichen Bestimmungen zu entsprechen, müssen personenbezogene Daten fair erhoben und verwendet, sicher gespeichert und nicht unrechtmäßig weitergegeben werden.

Definitionen

Verarbeitung

Der Begriff „Datenverarbeitung“ ist weit gefasst und umfasst jede denkbare Maßnahme, die im Zusammenhang mit den Daten ergriffen werden kann, wie z. B. das Erfassen, Aufzeichnen, Speichern oder Verwenden der Daten in jeglicher Form; das Weitergeben oder Offenlegen der Daten; das Löschen und Vernichten der Daten.

Persönliche Daten

Daten, die sich auf eine lebende Person beziehen, die anhand dieser Daten oder anhand dieser Daten und anderer Informationen identifiziert werden kann, die sich möglicherweise im Besitz der Person befinden, die Zugriff auf die Daten hat.

Beispiele für personenbezogene Daten sind Name und Adresse eines OA-Mitglieds, dessen E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Solche Informationen werden häufig von Region 9 erfasst, beispielsweise durch die Führung einer Anwesenheitsliste bei Versammlungen, die Verwaltung einer Abonnentenliste des Newsletters, die Zusammenstellung einer Liste der OA-Vertreter für ein Gebiet, die Verwaltung von Ausschüssen oder die Weitergabe der Kontaktdaten eines Mitglieds, das auf einer Sponsorenliste steht.

Sensible personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten, bestehend aus Informationen über:

• Bank informationen
• Rasse oder ethnische Herkunft der betroffenen Person
• ihre politischen Ansichten
• ihre religiösen Überzeugungen oder andere Überzeugungen ähnlicher Art
• ob sie Mitglied einer Gewerkschaft sind
• ihre genetischen oder biometrischen Daten
• ihre körperliche oder geistige Gesundheit oder Verfassung
• ihr Sexualleben
• jegliche Begehung oder angebliche Begehung einer Straftat durch sie
• etwaige Verfahren wegen einer von ihnen begangenen oder mutmaßlich begangenen Straftat, der Abschluss eines solchen Verfahrens oder das Urteil eines Gerichts in einem solchen Verfahren.

Region 9 wird nur selten Zugriff auf sensible Daten haben, abgesehen von der Tatsache, dass jedes Mitglied von OA durch die Erklärung seiner Mitgliedschaft Informationen über seine körperliche oder geistige Gesundheit oder seinen Zustand mitgeteilt hat.

Bei der Verarbeitung sensibler Daten ist besondere Sorgfalt geboten.

Datenschutzgrundsätze der DSGVO

Wer personenbezogene Daten verwendet, muss die sechs Datenschutzgrundsätze einhalten, die in der DSGVO festgelegt sind. Artikel 5 der DSGVO da sie festlegen, wie personenbezogene Daten rechtmäßig verarbeitet werden dürfen. Zusammenfassend besagen diese, dass personenbezogene Daten:

• Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten muss rechtmäßig, fair und transparent erfolgen („Rechtmäßigkeit, Fairness und Transparenz“).
• Die Daten dürfen nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben und nicht auf eine Weise weiterverarbeitet werden, die mit diesen Zwecken unvereinbar ist.
• Die Daten müssen dem Zweck der Verarbeitung angemessen, relevant und auf das notwendige Maß beschränkt sein („Datenminimierung“).
• Seien Sie genau und halten Sie sich auf dem neuesten Stand (Genauigkeit).
• Nicht länger als nötig aufbewahrt werden („Speicherbegrenzung“).
• Die Verarbeitung erfolgt in einer Weise, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, unter Anwendung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen („Integrität und Vertraulichkeit“).

Einwilligung zur Weitergabe von Informationen außerhalb der Europäischen Union (EU)

Region 9 umfasst ein weites geografisches Gebiet, das über die EU hinaus auch Länder und Gebiete in Afrika, dem Nahen Osten und Westasien einschließt. Dies bedeutet, dass Mitarbeiter und Dienstleister der Region 9 mit Sitz außerhalb der EU personenbezogene Daten über die Region 9 erhalten können. Einige dieser Einrichtungen verfügen über Datenschutzrichtlinien, die der DSGVO ähneln, andere nicht. In diesen Fällen schreibt die DSGVO die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Personen zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten vor. Diese Einwilligung wird eingeholt.

Verantwortlichkeiten der Region 9 Vorstandsmitglieder, Verbindungsleute des Kuratoriums, Ausschussvorsitzende, Ausschussmitglieder, Servicekoordinatoren oder -vertreter und andere OA-Mitglieder

Funktionsträger, Verbindungsbeamte des Kuratoriums, Ausschussvorsitzende, Ausschussmitglieder, Servicekoordinatoren oder Vertreter der Versammlung sowie andere OA-Mitglieder sind alle dafür verantwortlich, die Aufgaben der Region 9 gemäß den Anweisungen der Versammlung und in Übereinstimmung mit der Satzung und dem Richtlinienhandbuch auszuführen. Dies beinhaltet die Verarbeitung personenbezogener Daten. Andere OA-Mitglieder können Aufgaben übernehmen, die die Verarbeitung personenbezogener Daten erfordern, und haben möglicherweise auch Zugriff auf personenbezogene Daten, wenn sie an Sitzungen teilnehmen oder sich an der Arbeit der Region 9 beteiligen.

Alle OA-Mitglieder müssen:

• Beachten Sie, dass Einzelpersonen das Recht haben, ihre personenbezogenen Daten einzusehen, wenn sie dies wünschen. Daher sollten Sie weder in E-Mails noch anderswo Kommentare oder andere Daten über Einzelpersonen festhalten, deren Einsichtnahme für die betroffene Person unangenehm wäre.
• Melden Sie den Vorfall unverzüglich dem Vorsitzenden der Region 9, wenn Sie verlorene oder weggeworfene Daten finden, von denen Sie glauben, dass sie personenbezogene Daten enthalten (z. B. könnte sich darauf ein USB-Stick befinden).
• Jegliche Datenmanipulation ist unverzüglich dem Vorsitzenden der Region 9 zu melden.
• Melden Sie den Vorfall unverzüglich dem Vorsitzenden der Region 9, wenn Sie feststellen, dass personenbezogene Daten versehentlich verloren gegangen, gestohlen oder unbeabsichtigt offengelegt wurden (zum Beispiel, wenn Ihr Laptop gestohlen oder Ihr Telefon verloren geht und darauf personenbezogene Daten gespeichert sind).
• Bewahren Sie den Inhalt aller personenbezogenen Daten, die in Ihren Besitz gelangen, sicher auf.
• Stellen Sie sicher, dass alle personenbezogenen Daten, die sie erfassen oder an Region 9 übermitteln (z. B. ihre Kontaktdaten als Vertreter bei Besprechungen), korrekt sind.
• Benachrichtigen Sie den Vorsitzenden unverzüglich über jegliche Änderungen Ihrer persönlichen Daten (z. B. Adress- oder E-Mail-Adressänderung oder Beendigung des Dienstverhältnisses).
• Erheben oder nutzen Sie personenbezogene Daten Dritter stets nur für genehmigte OA-Zwecke.

Die Funktionsträger der Region 9, die Verbindungsbeamten des Kuratoriums, die Ausschussvorsitzenden, die Ausschussmitglieder, die Servicekoordinatoren oder -vertreter und andere OA-Mitglieder müssen:

Gewährleisten dass sie personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den Anforderungen der DSGVO verarbeiten und insbesondere die darin enthaltenen sechs Grundsätze einhalten. Die wichtigsten Anforderungen sind:

• Faire Datenverarbeitung – beispielsweise sicherstellen, dass die betroffene Person der Verwendung ihrer Daten zustimmt und weiß, wofür diese verwendet werden, und sicherstellen, dass sie nicht anschließend für andere Zwecke verwendet werden.
• Datensicherheit – Stellen Sie sicher, dass alle gespeicherten personenbezogenen Daten stets sicher aufbewahrt und gelöscht werden (unter Berücksichtigung aller Aspekte der Cybersicherheit). Die Informationssicherheitsrichtlinie ist einzuhalten.
• Geheimhaltung – Sicherstellen, dass personenbezogene Daten nicht an unbefugte Dritte weitergegeben werden.

Machen Sie sich mit diesen Richtlinien und anderen Datenschutzbestimmungen im Richtliniendokument vertraut und befolgen Sie diese stets.

Aufmerksam sein zum Anwendungsbereich der Datenschutzverordnung. Dies umfasst die Tatsache, dass der Begriff „personenbezogene Daten“ weit gefasst ist (und somit beispielsweise Kommentare über eine Person in einer E-Mail an eine andere Person umfasst) und dass er Daten auf externen Geräten (wie Tablets und Mobiltelefonen) unabhängig vom Eigentümer des Geräts und dessen Aufbewahrungsort umfasst.

Rat suchen wann immer eine neue oder neuartige Form der Verarbeitung personenbezogener Daten in Betracht gezogen wird oder wenn jemals datenschutzrechtliche Bedenken auftauchen.

Verbotene Aktivitäten

Die folgenden Aktivitäten sind strengstens verboten:

• Verwendung von Daten, die für einen Zweck erhoben wurden, für einen anderen, ergänzenden Zweck (z. B. Verwendung von Kontaktdaten, die für die Teilnahme an Besprechungen angegeben wurden, für Marketingzwecke).
• Die Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte außerhalb der Region 9 ohne Einwilligung der betroffenen Person ist untersagt, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben; in diesem Fall wird die betroffene Person vor der Weitergabe informiert, es sei denn, dies ist verboten oder erweist sich als unmöglich (z. B. wenn die Kontaktdaten nicht verfügbar oder nicht funktionsfähig sind).

Auswirkungen eines Verstoßes gegen diese Richtlinie

Die Einhaltung dieser Datenschutzrichtlinie ist für alle Funktionsträger der Region 9, die Verbindungsbeamten des Kuratoriums, die Ausschussvorsitzenden, die Ausschussmitglieder, die Servicekoordinatoren und -vertreter sowie alle anderen OA-Mitglieder verpflichtend. Jeder Verstoß gegen diese Richtlinie wird als schwerwiegender Verstoß gewertet und kann zur Amtsenthebung führen. Verstöße gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gemäß Definition des Information Commissioner’s Office können für die Region 9 und/oder die betreffende Person finanzielle Strafen und rechtliche Schritte nach sich ziehen.

OA ist eine 12-Schritte-Gemeinschaft, daher verstößt jede unbefugte Weitergabe personenbezogener Daten gegen unsere 12. Tradition der Anonymität. Dies kann für die Mitglieder sehr schädlich sein, untergräbt die Gemeinschaft und schränkt somit unsere Fähigkeit ein, die Botschaft der Genesung zu verbreiten.

Version

Diese Richtlinie wurde am 5. Mai 2020 entworfen und im Oktober 2020 von der Regionalversammlung 9 genehmigt.

Die Richtlinie wurde überarbeitet und am 16. Januar 2026 genehmigt.

Alle Fragen zu dieser Richtlinie oder zu datenschutzrechtlichen Angelegenheiten sollten an den Vorsitzenden der Region 9 gerichtet werden (Chair@oaregion9.org)