Datenschutzbestimmungen

Die Region 9 von Overeaters Anonymous wahrt unsere 12. Tradition der Anonymität und verpflichtet sich zum Schutz der Privatsphäre aller, die ihre persönlichen Daten mit uns teilen.

Geltungsbereich dieser Richtlinie

Region 9 verarbeitet personenbezogene Daten von OA-Mitgliedern und Nichtmitgliedern. Interessierte können sich in die Mailingliste eintragen, Mitglieder können an den Treffen von Region 9 teilnehmen und als Funktionsträger, Treuhänder-Verbindungspersonen, Ausschussvorsitzende, Ausschussmitglieder oder Servicekoordinatoren für Region 9 tätig sein. Es werden Anwesenheitslisten geführt und Kontaktdaten in E-Mail-Konten gespeichert. Organisieren Mitglieder Veranstaltungen oder Workshops und erstellen Werbematerial, wird dieses verbreitet und auf der Website veröffentlicht. Region 9 organisiert eine jährliche Versammlung, die vom nationalen OA-Verband des jeweiligen Landes ausgerichtet wird.

Region 9 verpflichtet sich zum Schutz der Privatsphäre von Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden. Diese Richtlinie beschreibt, wie diese Verpflichtung erfüllt wird. Sie gilt für Funktionsträger, Vertreter und Mitglieder der OA Region 9, die im Auftrag oder in Verbindung mit Region 9 (einschließlich derjenigen Organisationen, die Veranstaltungen von Region 9 ausrichten) oder der gemeinnützigen Organisation OA Region 9 personenbezogene Daten verarbeiten.

Diese Richtlinie sollte in Verbindung mit der Datenschutzrichtlinie und den Informationsrichtlinien gelesen werden.

Sicherheitsrichtlinien und andere derartige Richtlinien, die gegebenenfalls erstellt werden.

Allgemeine Grundsätze

Region 9 trifft angemessene Vorkehrungen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit. Der Schutz der Privatsphäre wird gewährleistet, und personenbezogene Daten werden nur dann weitergegeben, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder an einen externen Datenverarbeiter (nicht OA) wie Google oder unsere Website-Hoster erfolgt. Wir verwenden personenbezogene Daten ausschließlich für den Zweck, für den sie erhoben wurden, und löschen oder vernichten sie sicher, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

Funktionsträger der Region 9, Verbindungsbeamter des Kuratoriums, Ausschussvorsitzende, Ausschussmitglieder, Servicekoordinatoren und Vertreter

OA-Mitglieder, die in einer dieser Positionen für Region 9 tätig sind, übermitteln Region 9 ihre Kontaktdaten, damit sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben innerhalb der OA kontaktiert werden können. Sollten sich ihre Kontaktdaten ändern, müssen sie den Vorsitzenden von Region 9 benachrichtigen (Chair@oaregion9.orgdamit die Datensätze aktualisiert werden können.

Die Daten der Funktionsträger, des Treuhänderbeauftragten, der Ausschussvorsitzenden, der Ausschussmitglieder, der Servicekoordinatoren und der Vertreter werden für den in der untenstehenden Tabelle angegebenen Zeitraum gespeichert. Sofern sie sich in eine Anwesenheitsliste eingetragen haben, wird diese ebenfalls wie unten beschrieben geführt. Die Daten können an autorisierte Dritte weitergegeben werden und werden im Google Drive der Region 9 gespeichert.

Sollte ein Beamter oder Vertreter der Verarbeitung seiner Daten widersprechen oder die Einschränkung der Verarbeitung beantragen wollen, so hat er dies schriftlich an den Vorsitzenden der Region 9 zu richten.

Sponsorenlisten, Übersetzungslisten

Region 9 führt Listen von Personen, die sich bereit erklärt haben, als Paten zu fungieren, im Rahmen des 12-Schritte-Programms aufzutreten oder Dokumente zu übersetzen. Gelegentlich werden weitere ähnliche Listen erstellt. Die Einwilligung der in der Liste aufgeführten Personen wird eingeholt; ihre Daten können jederzeit gelöscht werden. Ebenso wird die Einwilligung von Personen eingeholt, die eine Patenschaft suchen, um mit verfügbaren Paten zusammengebracht zu werden. Diese Personen willigen ein, dass ihre Daten auf diese Weise und ausschließlich zu diesem Zweck verarbeitet werden. Wir speichern diese Daten nicht länger als für die Vermittlung von Paten an Paten. Alle Beteiligten sind sich unserer Datenschutzbestimmungen bewusst, wenn sie Informationen an Region 9 weitergeben.

Teilnehmer der Versammlung / des Kongresses

Die Teilnahme an der Regionalversammlung bzw. dem Kongress der Region 9 erfordert eine vorherige Anmeldung. Bei der Anmeldung erhalten die Teilnehmenden eine Datenschutzerklärung, die erläutert, wer ihre Daten speichert und wie diese verarbeitet werden. Die Speicherdauer der Daten ist der untenstehenden Tabelle zu entnehmen. 

Gruppenvertreter (Informationen vom World Service Office)

Die OA-Weltorganisation führt ein Verzeichnis aller OA-Treffen weltweit. Lokale Gruppen und Serviceorganisationen sind verpflichtet, ihre Kontaktdaten in dieses Verzeichnis einzutragen. Diese Daten werden dann vom Weltorganisationsbüro an Region 9 weitergeleitet, damit Region 9 die Ansprechpartner in ihrem Zuständigkeitsbereich erreichen kann. Zu diesen Daten gehören gegebenenfalls der vollständige Name (sofern dem Weltorganisationsbüro mitgeteilt), die Wohnanschrift, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer. Wer aus der Liste des Weltorganisationsbüros entfernt werden möchte, muss sich direkt an das Weltorganisationsbüro wenden. Alternativ kann man sich an Region 9 wenden, um die Löschung der Daten aus den regionalen Datensätzen veranlassen zu lassen.

Veranstaltungsflyer

OA-Mitglieder können ihre Kontaktdaten für Flyer und Werbematerialien zu Veranstaltungen und Workshops freigeben. Die zu diesem Zweck an Region 9 übermittelten Flyer werden mit den angegebenen personenbezogenen Daten auf der Website veröffentlicht. Es wird dokumentiert, welche Informationen angegeben wurden. Nach der Veranstaltung wird der Flyer von der Website entfernt.

Wenn das OA-Mitglied wünscht, dass der Flyer vor der Veranstaltung entfernt wird, sollte es sich an den Vorsitzenden der Region 9 wenden, der den Digitalbeauftragten und das Digitalkomitee informieren wird, um sicherzustellen, dass der Flyer entfernt wird.

Betroffenenrechte

Gemäß der DSGVO haben betroffene Personen (Personen, deren Daten verarbeitet werden) verschiedene Rechte:

a. Das Recht auf kennt welche Daten über sie gesammelt wurden und wie diese Daten verarbeitet wurden

b. Das Recht auf änderungen vornehmen zu ungenauen Daten

c. Das Recht auf Zustimmung widerrufen zur Datenverarbeitung

d. Das Recht, die Offenlegung von Daten zu verlangen gelöscht

e. Das Recht auf Objekt an der Datenverarbeitung beteiligt sind oder sein sollen eingeschränkt

f. Das Recht auf Datenübertragung einzufordern (Dies gilt nur für die automatisierte Verarbeitung, die im Kontext der Region 9 nicht stattfindet.)

g. Das Recht auf beschweren an das Büro des Informationsbeauftragten

Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an den Vorsitzenden der Region 9.

Einwilligung zur Weitergabe von Informationen außerhalb der Europäischen Union (EU)

Region 9 umfasst ein weites geografisches Gebiet, das über die EU hinaus auch Länder und Gebiete in Afrika, dem Nahen Osten und Westasien einschließt. Dies bedeutet, dass Mitarbeiter und Dienstleister der Region 9 mit Sitz außerhalb der EU personenbezogene Daten über die Region 9 erhalten können. Einige verfügen über Datenschutzrichtlinien, die der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ähneln, andere nicht. In diesen Fällen schreibt die DSGVO die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Personen zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten vor. Diese Einwilligung wird eingeholt.

Recht auf Zugang zu Informationen

Einzelpersonen haben das Recht, auf alle sie betreffenden personenbezogenen Daten zuzugreifen, die von Region 9 gespeichert werden, und folgende Informationen zu erhalten:

• Der Grund, warum die Daten aufbewahrt werden
• Die Datenquelle (sofern die Daten nicht direkt von der betreffenden Person selbst stammen)
• Ob es Dritten mitgeteilt wurde, und wenn ja, wem?
• Wie lange wird es gespeichert
• Das Recht, die Aktualisierung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung der Daten in jeglicher Weise zu verlangen.
• Das Recht, eine Beschwerde bei der Informationskommissariat
• Ob bei der Verarbeitung der Daten automatisierte Entscheidungsfindungsprozesse eingesetzt wurden
• Wurden die Informationen außerhalb der EU weitergegeben und, falls ja, welche Mechanismen zum Schutz der Daten vorhanden sind?

Dies wird als „Auskunftsersuchen der betroffenen Person (DSAR)“ bezeichnet. Personen, die dieses Recht ausüben möchten, sollten sich per E-Mail an den Vorsitzenden der Region 9 wenden (Chair@oaregion9.orgDie Informationen sind innerhalb von 30 Tagen kostenlos bereitzustellen. Der Vorsitzende überprüft stets die Identität jeder Person, die eine Auskunftsanfrage stellt, bevor er Informationen herausgibt.

Verfahren für Auskunftsersuchen betroffener Personen

Sämtliche Auskunftsersuchen betroffener Personen sind an den Vorsitzenden der Region 9 weiterzuleiten, der sie in der DSAR-Vorlage erfassen soll.

Die anfragende Person sollte kontaktiert und ihre Identität gegebenenfalls durch ein Telefongespräch oder andere geeignete Mittel bestätigt werden; gegebenenfalls muss sie einen schriftlichen Identitätsnachweis vorlegen.

Der Vorsitzende sollte mit anderen Funktionsträgern zusammenarbeiten, um alle relevanten Informationen zu ermitteln. OA erhebt nur wenige personenbezogene Daten; daher beschränken sich die Informationen wahrscheinlich auf die Eintragung in eine Liste, die Anwesenheitsliste bei Sitzungen und die Anmeldung zum Newsletter. War die Person jedoch Funktionsträger der Region 9, Verbindungsbeauftragter des Kuratoriums, Ausschussvorsitzender, Ausschussmitglied, Servicekoordinator oder Abgeordneter, liegen möglicherweise weitere Informationen vor, darunter auch E-Mails von und über die betreffende Person.

Sämtliches Material sollte geprüft und bewertet werden, ob es sofort offengelegt werden kann oder ob die Offenlegung die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigen könnte. Informationen über Dritte dürfen nicht offengelegt werden und können aus Dokumenten entfernt werden.

Es dürfen keine Informationen offengelegt werden, die eine laufende Ermittlung beeinträchtigen oder gegen eine andere Rechtspflicht verstoßen könnten. Bei Bedenken hinsichtlich der Zulässigkeit einer Offenlegung sollte fachkundiger Rat eingeholt werden.

Grundsätzlich sollten die Unterlagen innerhalb von 30 Tagen nach Antragstellung offengelegt werden. Die betroffene Person kann innerhalb dieser Frist eine Aktualisierung anfordern. Dauert die Vorbereitung der Offenlegung länger, ist die betroffene Person innerhalb von 30 Tagen zu kontaktieren und über die Verzögerung sowie den voraussichtlichen Zeitrahmen für die Offenlegung zu informieren. Die Offenlegung muss innerhalb von 90 Tagen nach Antragstellung erfolgen.

Wenn keine Informationen über die betroffene Person vorliegen, sollte diese darüber informiert werden.

Wenn Informationen zwar gespeichert, aber nicht weitergegeben werden, sollte die betroffene Person darüber informiert werden, dass ihrem Antrag nicht nachgekommen wird und dass sie das Recht hat, sich beim Information Commissioner's Office zu beschweren.

Eine kurze Beschreibung der Offenlegung sollte in der DSAR-Vorlage festgehalten werden, zusammen mit dem Zeitpunkt der Offenlegung und allen nicht offengelegten Informationen mit Angabe der Gründe für die Nichtoffenlegung.

Archivierung und Aufbewahrung

Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck ihrer Verarbeitung unbedingt erforderlich ist. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist die für die Daten verantwortliche Person für deren Löschung zuständig. Funktionsträger, Verbindungsmitglieder des Kuratoriums, Ausschussvorsitzende, Ausschussmitglieder und Servicekoordinatoren sind für die Verwaltung ihrer eigenen Google Drive- und E-Mail-Konten verantwortlich, Vertreter der Region 9 für die E-Mail-Adressen ihrer jeweiligen Gruppe.

Version

Diese Richtlinie wurde am 5. Mai 2020 entworfen und im Oktober 2020 von der Regionalversammlung 9 genehmigt.

Die Richtlinie wurde überarbeitet und am 16. Januar 2026 genehmigt.
Alle Fragen zu dieser Richtlinie oder zu datenschutzrechtlichen Angelegenheiten sollten an den Vorsitzenden der Region 9 gerichtet werden (Chair@oaregion9.org)